Les conseils des experts pour les chefs d'entreprise

Faire une facture à un particulier


La facture est le document le plus courant dans la gestion quotidienne d’une entreprise. Les règles à respecter en matière de facturation (obligations de
délivrance, formalisme, modalités de transmission et d’archivage, notamment électroniques…) résultent ainsi à la fois du droit commercial et de la législation
fiscale.
L’obligation fiscale de facturation ne concerne pas les assujettis à la TVA qui livrent des biens ou rendent des services à des particuliers sauf en ce qui concerne les ventes à distance, les enchères publiques et les travaux immobiliers.
Au regard du droit commercial, toute prestation de services effectuée pour un particulier doit faire l’objet d’une note lorsque le prix est égal ou supérieur à 25€ TTC. Cette note doit être établie en double exemplaire (original pour le client et double conservé pendant 2 ans).
La note doit indiquer :
• la date
• le nom et l’adresse de l’entreprise
• le nom du client
• la date et le lieu d’exécution de la prestation
• le décompte détaillé, en quantité et en prix pour chaque prestation et chaque produit fourni ou rendu, le total à payer hors taxes et TVA comprise.
Dans tous les cas, les documents émis par les caisses enregistreuses peuvent servir de note dès lors qu’ils comportent toutes les mentions obligatoires.

PÉRIODICITÉ DE FACTURATION PRINCIPE DE FACTURATION IMMÉDIATE
La facture doit être délivrée dès la réalisation de la vente (à la livraison) ou dès la prestation du service.
Toutefois, un différé de 15 jours à un mois est admis par l’administration fiscale.

FACTURES PÉRIODIQUES OU RÉCAPITULATIVES
Une facture récapitulative mensuelle peut être établie de manière périodique pour plusieurs livraisons de biens ou prestations de services distinctes effectuées au cours d’un mois.

SANCTIONS PÉNALES FACTURATION INCOMPLÈTE VENDEURS ET ACHETEURS SONT CONDAMNABLES
Le vendeur doit délivrer une facture conforme. De son côté, l’acheteur a non seulement l’obligation de réclamer la facture, mais également celle de veiller à ce qu’elle comporte les mentions obligatoires.
En conséquence, le vendeur et [‘acheteur peuvent tous deux être poursuivis. Le chef d’entreprise est personnellement responsable de l’établissement et de la conservation des factures. C’est donc contre lui que seront dirigées les poursuites pénales si les dispositions légales ne sont pas respectées.

SANCTIONS FISCALES AMENDE DE 15€
Chaque omission ou inexactitude constatée dans une facture peut donner lieu à l’application d’une amende de 15 €. Toutefois, l’amende due au titre de chaque facture ne peut excéder le quart du montant qui y est (ou aurait dû y être) mentionné.

AMENDE DE 50% POUR VENTES SANS FACTURE
Si une entreprise omet d’établir une facture, elle risque une amende fiscale de 50 % du montant de la transaction. Le client est solidairement tenu au paiement de cette amende.

MENTIONS OBLIGATOIRES INFORMATIONS CONCERNANT LE VENDEUR

Doivent être obligatoirement portées sur la facture les mentions suivantes :
• dénomination sociale.
• forme juridique.
• numéro SIREN.
• mention RCS & ville immatriculation.
• siège social, n° intracommunautaire d’identification à la TVA.

INFORMATIONS CONCERNANT LE CLIENT
Les nom et adresse du client doivent figurer sur la facture. Il ne peut s’agir d’initiales ou de surnom.

IDENTIFICATION DE LA FACTURE
La numérotation des factures doit être fondée sur une séquence chronologique et continue, qui identifie la facture de façon unique.

INFORMATIONS SUR LES OPÉRATIONS RÉALISÉES
Doivent être mentionnées, pour chaque opération, sur une ligne distincte les informations suivantes :
• date de la vente ou de la prestation de services, si elle diffère de la date d’émission de la facture.
• quantité.
• dénomination précise des biens ou services fournis.
• prix unitaire hors TVA, hors remises objet d’une mention particulière.
• taux de TVA applicable.

PIED DE FACTURE
• total hors taxes, pour chaque taux d’imposition différent.
• montant total de la TVA, ventilé par taux d’imposition
• rabais, remises, ristournes ou escomptes liés à l’ensemble des opérations facturées.
• référence à un texte justifiant que l’opération bénéficie d’une mesure d’exonération.

FACTURES SIMPLIFIEES
Les factures inférieures à 150€ peuvent ne pas comporter la référence à la disposition du CGI indiquant le bénéfice d’un régime d’exonération (sauf régime de la marge bénéficiaire et auto liquidation).

DÉLAIS DE PAIEMENT ET PÉNALITES DE RETARD
Les conditions générales de vente doivent obligatoirement préciser :
• conditions d’application et le taux d’intérêt des pénalités de retard exigibles le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture
• ainsi que le montant de l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement due au créancier dans le cas où les sommes dues sont réglées après cette date.
La facture mentionne également la date à laquelle le règlement doit intervenir.

TRANSMISSION ÉLECTRONIQUE
L’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture doivent être assurées à compter de son émission et jusqu’à la fin de sa période de conservation. Ces principes s’appliquent à la facturation sur papier (scannée ou PDF). Les particuliers ne peuvent être destinataires de factures sous forme de fichier électronique.

OBLIGATIONS ET DÉLAIS DE CONSERVATION
Il est nécessaire de conserver les factures pendant un délai de 10 ans.

LOGICIEL DE FACTURATION
Il existe de nombreux logiciels de facturation dont certains gratuits ou très peu cher, ne remplissent pas les obligations légales et exposent ceux qui les utilisent à des sanctions de tous ordres.
Il existe des formules de logiciels hébergés sur internet à un coût très peu élevé (10€/ mois) qui sont recommandés et garantis par notre cabinet. Tel est le cas de «
Facturation Rapide » de l’éditeur RCA. http://www.rca.fr/content/presentationde-facturation-rapide-version-client