Les conseils des experts pour les chefs d'entreprise

Haut les mains ! La caisse


De plus en plus souvent, les tabacs, les bijouteries, voir les boulangeries, sont attaquées par des truands, avec parfois des drames ultimes, pour dérober les quelques espèces détenues. Il y a alors nécessité de déclarer les vols subis, auprès de la Police ou de la Gendarmerie. Les plaintes justifient alors les demandes de remboursement
des compagnies d’assurance.
La caisse est le seul document comptable qu’un commerçant ne peut déléguer, il ne peut demander à son expert comptable de la tenir pour lui, contrairement au registre de banque, des achats ou des ventes.
Pourtant une comptabilité peut être rejetée par l’administration fiscale, du fait d’une caisse insuffisamment détaillée, voir d’une caisse créditrice, même avec des marges normales.
Les conséquences qui en découlent, peuvent être très coûteuses tant en terme d’impôt sur le revenu, qu’en terme de TVA, l’entreprise étant taxée alors forfaitairement d’office sur des recettes estimées par l’administration.

LES MOUVEMENTS DE CAISSE
Les mouvements d’espèces, que cela soit les billets, ou les pièces de monnaie, qu’ils soient stockés dans une boîte métallique, dans un tiroir ou dans une caisse enregistreuse, doivent être strictement traduits dans le registre de caisse, souvent tenu sous la forme d’un agenda. Des journaux de caisse vierge sont facilement procurables dans la plupart des papeteries. En cas de difficulté, interrogez votre expert-comptable qui saura vous procurer ces documents ou vous orienter au mieux.
Le comptage des mouvements doit être fait chaque jours d’activité, et comparé avec les espèces existantes tous les soirs, lors de l’arrêté de l’agenda de caisse.
Les entrées d’espèces sont les recettes :
• les apports de l’exploitant,
• les retraits de fonds de la banque pour assurer le fonds de caisse du lendemain,
• le paiement de nos clients sur les factures émises et les consommations réalisées.
Les sorties d’espèces sont :
• le plus souvent les versements en banque,
• les prélèvements de l’exploitant pour déposer ces fonds sur un compte personnel, pour faire ses propres courses personnelles, ou alors pour faire directement des dépenses professionnelles, acheter des timbres, des petites fournitures toutes les dépenses, y compris celles en monnaie doivent être justifiées par une facture émise par le tiers qui fournit le service. Sera alors spécifiquement indiqué sur le ticket, le règlement en espèces.

UNE RÉGLEMENTATION STRICTE
La loi et les textes réglementaires imposent donc, de détenir :
• un brouillard de caisse, enregistrant toutes les ventes, qu’elles soient en espèces, ou non et ventilées par taux de tva,
• un livre de caisse totalisant exclusivement tous les mouvements d’entrées d’espèces, classées au minimum par types de recettes, ou autres apports.
• les sorties ventilées par versements en banque,
• prélèvements, achats divers, justifiés par une facture…
• et un solde d’espèces détenues chaque soir, vérifié par les existants. Le comptage des espèces présent dans le tiroir caisse devra donc être strictement identique au journal de caisse et au « ticket Z » quotidiennement.

caisseCes travaux sont très importants et longs et seuls ceux qui les réalisent chaque soir en ont conscience.
Pourtant, cette rigueur est le seul prix de la sérénité. La caisse enregistreuse, réduit le temps à passer sur ses opérations espèces, puisque les ventilations par taux de tva peuvent être la résultante de touches
spécifiques, et la typologie de règlement, d’autres touches spécifiques. Le rapprochement n’en reste pas
moins primordial.
Le soir, le ticket Z doit être édité : il permet de justifier des ventes d’espèces réalisées. Il faut y adjoindre, sur le livre de caisse, le fond de caisse, mais surtout toutes les sorties, les retraits personnels, les dépenses de l’entreprise, voir les dépenses personnelles.
Attention, toutes pièces brouillard de caisse , livre de caisse, bandes de caisses enregistreuses quotidiennes doivent être conservés 8 ans !

QUELQUES RAPPELS
Rappel 1 : l’utilisation du chèque est obligatoire pour les dépenses entre commerçants de plus de 1.100€ TTC, et de plus de 3.000€ avec des non-commerçants Rappel 2 : un arrêté du 15/07/2010, impose à tout prestataire de délivrer une note détaillée à leur client, lorsque le prix dépasse 25€ TTC, et même en
dessous, si le client le demande. Si cette note est faite manuellement, le commerçant doit en conserver le double, afin d’en présenter le double, en cas de contrôle de la Direction Départementale de la protection de la Population.